To stillinger innen dokumentforvaltning – seniorrådgiver og fagrådgiver

 

Vil du jobbe med dokumentforvaltning i et stort fagmiljø – og være med på å utvikle hvordan vi jobber fremover?

Plan- og bygningsetaten søker to nye kolleger til vårt fagmiljø for dokumentforvaltning. Vi har ledig én stilling som seniorrådgiver dokumentforvaltning og én som fagrådgiver dokumentforvaltning.

Hver dag håndterer vi store mengder dokumentasjon og informasjon som er viktig for innbyggernes innsynsrett, rettssikkerhet og tillit til offentlig forvaltning. Hos oss får du derfor jobbe med et fagområde som er helt sentralt for at etaten skal kunne løse samfunnsoppdraget sitt på en god måte.

Vi er et av Norges største fagmiljøer innen dokumentforvaltning. Nå står vi samtidig foran videre utvikling av fagområdet, blant annet gjennom nytt sak- og arkivsystem, digitalisering og automatisering av arbeidsprosesser.

De to stillingene har mye til felles, men ulikt ansvar og tyngdepunkt. Seniorrådgiveren vil ha en sentral rolle i den daglige dokumentforvaltningen, mens fagrådgiveren i tillegg får et større ansvar for faglig utvikling, forbedringsarbeid og nye løsninger.

Søknad sendes elektronisk via vårt rekrutteringssystem Webcruiter. Vi ber om at du gir oss tilgang til dokumentasjon av din utdanning via Vitnemålsportalen (www.vitnemalsportalen.no) i forbindelse med søknadsbehandlingen, og at du legger ved relevante attester som dokumenterer arbeidserfaring oppgitt i CV.

* Ved internt opprykk kan det også bli ledig en stilling som rådgiver innen dokumentforvaltning, med lignende arbeidsoppgaver og et annet ansvarsnivå. Oppgi gjerne i søknaden dersom du også ønsker å bli vurdert for denne stillingen.

Arbeidsoppgaver

Som seniorrådgiver dokumentforvaltning vil du blant annet:

• håndtere etatens digitale løsninger for mottak og registrering av post, e-postmottak og skjemaimport
• utføre kvalitetskontroll og publisering på Saksinnsyn og eInnsyn
• gi støtte og veiledning til saksbehandlere
• bidra til opplæring og kompetanseutvikling
• bidra til gode faglige prosesser og forsvarlig forvaltning av etatens arkiver og dokumentasjon.

Som fagrådgiver dokumentforvaltning vil du blant annet:

• kvalitetssikre og saksbehandle innen dokumentforvaltning
• initiere og bidra i utviklingsoppgaver og prosessforbedringer
• gi faglig rådgivning, veiledning og opplæring
• være en sentral bidragsyter i implementeringen av nytt sak- og arkivsystem
• være pådriver for forbedrings- og endringsprosesser innen dokumentforvaltning
• bidra til utvikling og innføring av nye løsninger innen automatisering og digitalisering
• koordinere oppgaver på tvers av etaten og samarbeide med prosesseiere
• delta i den daglige driften

Kvalifikasjoner

For begge stillingene ser vi etter deg som har:

• relevant høyere utdanning fra høgskole eller universitet, for eksempel innen arkiv, bibliotek- og informasjonsvitenskap eller tilsvarende
• relevant erfaring med dokumentforvaltning fra kommunal eller statlig forvaltning
• erfaring med elektroniske sak- og arkivsystemer og digital dokumentforvaltning
• kunnskap om offentlighetsloven, forvaltningsloven og regelverket for arkiv
• god digital kompetanse
• meget god norsk muntlig og skriftlig fremstillingsevne.
• Erfaring med Public 360 eller tilsvarende sak- og arkivsystem er en fordel.
• Har du omfattende og relevant erfaring, kan dette kompensere for deler av utdanningskravet.

Til stillingen som fagrådgiver ser vi i tillegg etter deg som har solid fagkompetanse innen dokumentforvaltning og som kan ta en tydelig rolle i utvikling og forbedring av fagområdet. Du bør kunne arbeide både strategisk og detaljorientert, drive prosesser fremover og formidle faglige problemstillinger på en tydelig måte.

Personlige egenskaper

For å lykkes i rollen tror vi at du:

• arbeider selvstendig, strukturert og nøyaktig
• har god gjennomføringsevne og trives med et høyt arbeidstempo
• er løsningsorientert og tar ansvar for å få oppgaver i mål
• kommuniserer godt og liker å dele kompetanse med andre
• samarbeider godt på tvers av fagområder
• er nysgjerrig på utvikling og åpen for nye måter å jobbe på.

For fagrådgiverstillingen vil vi i tillegg legge vekt på at du er analytisk, ser helhet og detaljer i sammenheng og har interesse og engasjement for å utvikle dokumentforvaltningsfaget.

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr

• en viktig rolle i et samfunnsoppdrag som berører hele Oslo
• jobb i et av Norges største fagmiljøer innen dokumentforvaltning
• interessante faglige utfordringer og mulighet for kontinuerlig læring
• mulighet til å påvirke hvordan vi utvikler dokumentforvaltningen gjennom nye digitale løsninger og arbeidsformer
• engasjerte og kompetente kolleger og et tverrfaglig arbeidsmiljø
• fleksibel arbeidstid og treningsmuligheter i arbeidstiden
• Oslo kommunes fordelaktige forsikrings-, pensjons- og låneordning. Som ansatt i Oslo kommune betaler arbeidsgiver i tillegg hele pensjonspremien din etter nettolønnsordningen, dvs. at det ikke trekkes 2 % av din brutto lønn til pensjonsinnskudd.
• Rådgiver dokumentforvaltning lønnes etter lønnstrinn 39–42, avhengig av kvalifikasjoner, for tiden kroner 689 300–726 900 per år.
• Fagrådgiver dokumentforvaltning lønnes etter lønnstrinn 42–46, avhengig av kvalifikasjoner, for tiden kroner 726 900-782 700 per år .
• *Rådgiver dokumentforvaltning: Dersom denne stillingen blir aktuell ved internt opprykk, lønnes den i lønnstrinn 36–39, som for tiden tilsvarer kroner 654 100- 689 300 per år

Kontaktinformasjon

Øystein André Engeskar, Enhetsleder dokumentasjon, 924 50 011
Hilde Tvervik Juva, Seksjonsleder dokumentasjon, 908 85 794

Arbeidssted

Vahls gate 1
0187 Oslo

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Oslo kommune

Referansenr.: 5178916861
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 27.09.2026