Alle søknader ligger under Søkere i bedriftsområdet, samlet eller per stilling. Å flytte en søker til et nytt steg er det som gir søkeren svar, og søkeren får beskjed med en gang.
Når en søknad kommer inn
- Kontaktadressen til bedriften får en e-post.
- Alle i teamet som har appen og varsler om søknader på, får et varsel på telefonen.
Søkeren får en kvittering med lenke til sin egen søknad, der de ser status og kan trekke den selv. En søker kan sende én søknad per stilling, og det går an å søke uten å ha konto.
Søkerlisten
Hver linje er én søknad, med navn, dato og stilling eller CV-tittel. Under det står:
- Blå prikk: ingen hos dere har åpnet søknaden ennå.
- Steglinjen: hvor langt søkeren er kommet.
- Krav: hvor mange av kravene i annonsen søkeren har krysset av, av hvor mange.
- Vurdering: God, Mulig eller Svak kandidat. Se avsnittet Vurdering av søkere.
- Uleste meldinger som et blått tall, eller Venter på svar når det siste i samtalen er søkerens melding og ingen har svart.
Filter viser ett steg om gangen. Handling flytter alle dere har krysset av i listen til samme steg.
Selve søknaden
Øverst står kontaktopplysninger og lenke til CV-filen, og pilene tar dere til forrige eller neste søker. Har personen søkt på flere av stillingene deres, står de andre søknadene der.
| Fane | Innhold |
|---|---|
| Søknad | Kravene søkeren krysset av, svarene på spørsmålene deres, søknadsteksten og CV-innholdet. |
| CV | CV-filen søkeren la ved, til visning og nedlasting. |
| Meldinger | Samtalen med søkeren. |
| Historikk | Sendt, flyttet, kontaktet, og hvem hos dere som gjorde det. |
| Notater | Interne notater. Hele teamet ser dem, søkeren gjør ikke det. |
Innholdet i fanen Søknad er en kopi tatt da søknaden ble sendt. Redigerer søkeren CV-en sin etterpå, endrer ikke det søknaden dere har fått.
Stegene
| Steg | Hva det betyr | Sier fra til søkeren |
|---|---|---|
| Mottatt | Registrert og ikke flyttet. | Nei |
| Under vurdering | Dere vurderer søknaden. | Ja |
| Intervju | Søkeren er aktuell for intervju. | Ja |
| Tilbud | Dere har gitt, eller skal gi, et tilbud. | Ja |
| Ansatt | Søkeren har takket ja. | Ja |
| Avslag | Søkeren går ikke videre. | Ja |
| Trukket | Søkeren har trukket søknaden selv. | Nei |
Å flytte en søker
Trykk på et steg i steglinjen, eller bruk knappene under: den blå flytter til neste steg, den røde gir avslag. En søker som har fått avslag kan åpnes igjen. Skal flere flyttes samtidig, kryss dem av i listen og velg steget under Handling.
Søkeren får et varsel i appen eller nettleseren med en gang, aldri e-post. Har dere en automatisk svarmal for steget, får de teksten deres i stedet.
Å åpne og lese en søknad er ikke det samme som å flytte den. Søkeren ser at søknaden er åpnet, men får ingen ny status ut av det, og svarløftet regnes fra første stegendring.
Meldinger
Dere skriver til en søker fra fanen Meldinger, eller fra Meldinger i menyen, som er hele bedriftens innboks. Søkeren kan svare når dere først har skrevet, og kan ikke starte en samtale selv.
Meldingen når søkeren i appen og på e-post. Søkte de uten konto, har de bare e-posten, og svaret kommer som e-post til kontaktadressen deres.
Sletter dere en samtale, forsvinner den for bedriften. Søkeren beholder sin kopi og får ikke vite noe.
Svarmaler
Under Maler lagrer dere tekst dere bruker om igjen. Knytt malen til et steg, så foreslås den først når dere skriver til en søker der. Malen legges i skrivefeltet, og dere redigerer den før den sendes.
En mal kan også sendes automatisk. Tre ting må stemme:
- Bryteren Automatiske svar øverst på Maler er på. Den er av til dere slår den på.
- Malen er krysset av for automatisk sending.
- Malen har et steg.
Da sendes malen i det øyeblikket en søknad flyttes dit, uansett hvor den flyttes fra, også når stillingen lukkes og gir avslag til alle som står igjen. Malen erstatter statusvarselet, så ingen får to beskjeder om det samme. Det kan bare være én automatisk mal per steg.
Skriv malen på både bokmål og engelsk. Søkeren får språket de leste annonsen på, og engelsk faller tilbake på den norske teksten når den er tom.
Vurdering av søkere
Hver søknad får en vurdering: God, Mulig eller Svak kandidat, eller Vet ikke ennå når vi har for lite å gå på. Den sammenligner CV-en og avkryssingene med annonsen: ferdigheter, erfaring, ønsket rolle, sted, omfang, utdanningsnivå og kravene dere har satt. Hvert resultat viser hva som passer, hva som kan mangle og hva reglene ikke kunne avgjøre.
- Ingenting stopper en søknad. Alle kan søke på alt.
- Søkeren ser aldri sin egen vurdering.
- Navn, alder, kjønn, nasjonalitet, bilde og helse brukes ikke.
Krav og spørsmål i annonsen
Dere kan legge inn krav (førerkort, sertifikater, språk, utdanningsnivå eller fritekst) og inntil tre spørsmål. Søkeren krysser av og svarer i søknadsskjemaet.
Avkryssingen er søkerens egen opplysning. Den er ikke kontrollert av oss, og den avgjør ingenting.
Hvem i teamet ser hva
| Rolle | Kan |
|---|---|
| Eier | Alt, inkludert å overføre eierskap. |
| Administrator | Alt unntatt eierskap. |
| Rekrutterer | Stillinger og søkere. Ikke team eller bedriftsprofil. |
| Leser | Se alt, endre ingenting. |
Alle roller ser alle søkere hos bedriften, og notater, meldinger og historikk er felles.
Når stillingen lukkes
Lukker dere stillingen, eller går den ut etter 45 dager, får alle åpne søknader status Avslag, og søkerne får beskjed. Flytt dem dere vil gå videre med først. Har dere en automatisk svarmal for Avslag, er det den teksten de får.
Hvor lenge søknadene ligger
Søknadene ligger her så lenge dere har kontoen. Fem år etter at stillingen ble lukket, anonymiseres de: navn, kontaktopplysninger, søknadstekst, CV-fil, notater og meldinger fjernes.
Sletter en søker Jobbli-kontoen sin, anonymiseres søknadene deres hos dere med en gang. Bedriften er behandlingsansvarlig for søknadene, NiceLab AS er databehandler, og det står i databehandleravtalen.